Strona główna

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
1.       Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).

2.       Zagrożenie korupcją.

3.       Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa itd.) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

Zakres zadań

• Rejestrowanie korespondencji, przekazywanie jej wiceministrowi/ Dyrektorowi Generalnemu SZ oraz właściwym komórkom organizacyjnym ministerstwa lub adresatom zewnętrznym, a także nadzorowanie obiegu i terminowości przekazywanej korespondencji.
• Współprowadzenie (z asystentem podsekretarza stanu)/ prowadzenie kalendarza wyjazdów, spotkań oraz wykazu spraw terminowych; współdziałanie w koordynacji przygotowywania materiałów.
• Realizowanie połączeń telefonicznych; kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych jednostek organizacyjnych; gromadzenie niezbędnych dla kontaktów Ministra SZ / członków kierownictwa/ Dyrektora Generalnego SZ informacji o osobach, urzędach, instytucjach i organizacjach.
• Prowadzenie terminarza załatwianej korespondencji; sporządzanie pism, sporządzanie kopii materiałów, przepisywanie tekstów, wysyłanie faksów lub poczty elektronicznej, skanowanie.
• Obsługa dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych dotyczących obiegu informacji niejawnych.
• Dbanie o zapewnienie recepcji podczas spotkań w gabinecie/saloniku, zgłaszanie gości.

Wymagania niezbędne

• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Znajomość: struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej, zasad protokołu dyplomatycznego w tym korespondencji dyplomatycznej, ustawy o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych, podstawowa wiedza dotycząca zakresu działania właściwego członka kierownictwa /ministra SZ /DGSZ.
• Umiejętności: współpracy; argumentowania (w tym asertywności).
• Zorientowanie na osiąganie celów; orientacja na klienta; samodzielność i inicjatywa; odporność na stres.
• Dyspozycyjność.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie protokołu dyplomatycznego; w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki).
• Znajomość innego języka obcego niż język angielski na poziomie B2.
• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook.