Strona główna

Warunki pracy

• Praca administracyjno-biurowa


• Obsługa komputera oraz urządzeń biurowych 


• Budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich


• Wewnątrz budynku: winda towarowa,drzwi przeciwpożarowe, bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich - konieczna asysta innego pracownika


• Permanentna obsługa klientów zewnętrznych - obsługa interesantów i osób spoza urzędu zgłaszających się do dyrektora lub jego zastępców

Zakres zadań

• zapewnia właściwe warunki pracy dyrektora departamentu i jego zastępców, w tym: przyjmuje i realizuje połączenia telefoniczne, krajowe i zagraniczne, również w języku angielskim; udziela pisemnych odpowiedzi na zaproszenia i zapytania, przygotowuje wzory oraz projekty pism i listów, również w języku angielskim; planuje wykorzystanie środków z funduszu reprezentacyjnego i rozlicza wydatki z tego funduszu; monitoruje zaopatrzenie departamentu w prasę – zamawia i dystrybuuje czasopisma w departamencie;
• obsługuje korespondencję kierowaną do dyrektora i jego zastępców, w tym: odbiera pisma kierowane do dyrektora departamentu w niejawnym systemie teleinformatycznym, pobiera dokumenty niejawne z kancelarii, po dekretacji dyrektora lub jego zastępców przekazuje dokumenty do wskazanych osób w celu realizacji zleconych do wykonania zadań, dekretuje pocztę wchodzącą (z upoważnienia dyrektora departamentu) w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, przedkłada dyrektorowi do podpisu dokumenty i projekty pism oraz przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom cywilnym i żołnierzom zawodowym zatrudnionym i pełniącym służbę w departamencie; monitoruje stan realizacji spraw w departamencie, z uwzględnieniem kryterium terminowości;
• prowadzi kalendarz pracy dyrektora i jego zastępców, w tym: umawia, dokonuje zmian terminów lub odwołuje wcześniej zaplanowane spotkania; przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się spotkania (konferencje, odprawy, narady) oraz materiały i dokumenty dla uczestników w celu zapewnienia właściwego i sprawnego przebiegu tych spotkań;
• prowadzi bazę danych dotyczącą poleceń wyjazdów służbowych pracowników Centrum Operacyjnego Ministra Obrony Narodowej i pionu podsekretarza stanu oraz rejestru poleceń wyjazdów służbowych przedstawicieli jednostek organizacyjnych podległych podsekretarzowi stanu lub przez niego nadzorowanych;
• przyjmuje i rejestruje skargi i wnioski wpływające do dyrektora jak również opracowuje roczne sprawozdanie ze sposobu rozpatrywania skarg i wniosków oraz stosowne zestawienia;
• prowadzi zbiór informacji dotyczących innych urzędów oraz podmiotów krajowych, zagranicznych i międzynarodowych, w tym numerów telefonów, faksów i nazwisk osób zajmujących w nich stanowiska kierownicze (m.in. aktualnych obsad wyższych stanowisk w państwie oraz SZ RP, obsady placówek dyplomatycznych i konsularnych);
• planuje i monitoruje wykorzystanie samochodu służbowego przydzielonego na potrzeby transportowe żołnierzy zawodowych i pracowników departamentu;
• prowadzi „Dziennik ewidencji wykonywanych dokumentów".

Wymagania niezbędne

• Doświadczenie zawodowe - do 1 roku na stanowisku asystenckim lub związanym z obsługą sekretariatu lub korespondencji
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "tajne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "tajne"
• Znajomość: ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o ochronie danych osobowych, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego - w zakresie skarg i wniosków, ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej, protokołu dyplomatycznego i zasad savoir vivre'u, struktury organizacyjnej MON
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1 (średniozaawansowany)
• Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, orientacji na klienta, komunikacji (w tym komunikacji pisemnej), radzenia sobie ze stresem
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe