Strona główna

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
1.      Zagrożenie korupcją.

2.      Częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz.

3.      Krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi, otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

Zakres zadań

• Wypracowuje standardy i procedury zarządzania dokumentacją jawną w MSZ i placówkach zagranicznych we współpracy z wydziałami /referatami Biura.
• Opracowuje, we współpracy z wydziałami /referatami Biura, projekty wewnętrznych aktów prawnych dotyczących ewidencji, rejestracji, zakładania spraw i obiegu dokumentów jawnych w MSZ i placówkach zagranicznych.
• Przygotowuje założenia oraz koordynuje w ramach Biura wypracowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych dotyczących archiwizacji dokumentów jawnych w MSZ i placówkach zagranicznych, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb wynikających z cyfryzacji.
• Prowadzi i aktualizuje rejestr spraw wyłączonych z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, które są prowadzone w formie papierowej.
• Aktualizuje Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Prowadzi szkolenia, przekazuje wytyczne innym komórkom w tym zakresie.
• Monitoruje zmiany prawne w celu wdrażania do regulacji wewnętrznych niezbędnych aktualizacji oraz opiniuje zewnętrzne akty prawne w zakresie właściwości stanowiska.
• Koordynuje działania w zakresie czynności kancelaryjno-archiwalnych osób do tego wyznaczonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa i placówkach zagranicznych oraz wspiera prace komórek w tym zakresie.

Wymagania niezbędne

• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1.
• Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych; o dostępie do informacji publicznej; narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych z zakresu zarządzania dokumentacji; o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i aktów wykonawczych z zakresu zarządzania dokumentacją; o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.
• Umiejętność: współpracy, argumentowania, analitycznego myślenia, wystąpień publicznych.
• Zorientowanie na osiąganie celów, samodzielność i inicjatywa.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość innego języka obcego na poziomie B2.
• Przeszkolenie w zakresie zarządzania informacją lub kompetencji trenerskich lub wystąpień publicznych.
• Znajomość: ustawy o finansach publicznych; ustawy Prawo zamówień publicznych; rozwiązań informatycznych z zakresu zarządzania dokumentacją.