Strona główna

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

- praca samodzielna, administracyjno - biurowa, w siedzibie urzędu,

- praca w pomieszczeniu biurowym,

- stałe godziny pracy od 8.15 do 16.15,

- oświetlenie naturalne i sztuczne,

- praca powyżej 4 godzin przy monitorze ekranowym,

- obsługa urządzeń biurowych: komputer, telefon, faks, skaner, drukarka, kserokopiarka, niszczarka.

Miejsce i otoczenie organizacyjno - techniczne stanowiska pracy:

- dojście i dojazdy do budynków są utwardzone,

- stanowisko pracy zlokalizowane jest na VII piętrze budynku,

- infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, winda,

- budynek przystosowany dla osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• obsługuje system EZD w celu zapewnienia prawidłowego i dokładnego, kancelaryjno - sekretarskiego obiegu dokumentów w BP KGSG,
• odbiera i przesyła pocztę zewnętrzną i wewnętrzną oraz dokumenty przesyłane aplikacją rightfax a następnie po ich wstępnej weryfikacji, zamieszcza w systemie EZD i przesyła do przełożonych, w celu zapewnienia prawidłowego i terminowego obiegu dokumentów w BP i KGSG,
• przepisuje, drukuje, kseruje i skanuje normatywne akty prawne oraz inne dokumenty dla dyrektora Biura i jego zastępcy, w tym redaguje pisma, odpowiedzi do komórek i jednostek organizacyjnych SG oraz podmiotów spoza KGSG, w celu zapewnienia terminowego i prawidłowego obiegu dokumentów oraz zakończenie spraw,
• przesyła za arkuszem uzgodnień, projekty normatywnych aktów prawnych opiniowanych przez dyrektora i jego zastępcę, monitoruje terminy nadsyłania odpowiedzi przez komórki organizacyjne KGSG i przedkłada uzyskane stanowiska do rozpatrzenia w celu zapewnienia niezbędnego i terminowego obiegu dokumentów w celu ich uzgodnienia i otrzymania opinii z komórek i jednostek organizacyjnych SG co jest niezbędne do wydania aktu prawnego,
• wykonuje obowiązki pomocnika administratora systemu poczty elektronicznej, zakłada konta w poczcie elektronicznej, udziela pomocy administratorowi w diagnozowaniu problemów związanych z funkcjonowaniem poczty i odzyskiwaniem hasła do poczty, udziela pomocy użytkownikowi poczty elektronicznej przy archiwizowaniu poczty, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w BP i KGSG,
• transponuje teksty aktów prawnych Komendanta Głównego Straży Granicznej do edytora tekstów w formacie XML (program Legislator), w celu ich przedłożenia do podpisu elektronicznego,
• obsługuje sekretariat Biura w przypadku nieobecności młodszego specjalisty, w tym łączy i sprawnie selekcjonuje rozmowy telefoniczne dyrektora biura i jego zastępcy w celu zapewnienia prawidłowej i skutecznej komunikacji w obrębie SG oraz z podmiotami zewnętrznymi, organizuje spotkania uzgodnieniowe i negocjacje, rezerwuje bilety lotnicze, ewidencjonuje listy obecności, zwolnienia lekarskie po ich wstępnej weryfikacji zgodnie z procedurami, wnioski urlopowe po ich weryfikacji co do ilości i rodzaju urlopu zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• sporządza pisma i dokumenty niejawne, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów niejawnych w KGSG i SG.

Wymagania niezbędne

• pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa, uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych;
• znajomość posługiwania się programami edytorskimi;
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe