Strona główna

Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

wejście do budynku „A" i „D" przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością,
węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne, platformy podjazdowe na schodach oraz windy przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością,
mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu Inne
 

Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

Rekrutacja zdalna (cały proces, od aplikowania do rozmowy kwalifikacyjnej, jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu)

Zakres zadań

• Prowadzi terminarze i kontakty w zakresie/ w obszarze obsługi kierownictwa departamentu w tym: prowadzi i monitoruje terminarze spotkań dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców; przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom komórki organizacyjnej; prowadzi kontakty teleadresowe osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna
• Organizuje spotkania dla komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa w tym: rezerwuje sale konferencyjne, catering, etc.; obsługuje gości, interesantów
• Obsługuje interesantów, udziela informacji w tym: kieruje interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników; udziela informacji w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo; obsługuje centralę telefoniczną; obsługuje gości, interesantów
• Obsługuje korespondencję i dokumentację w tym: kompletuje/ weryfikuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu dyrekcji komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa; sporządza projekty pism/ odpowiedzi na korespondencję; ewidencjonuje korespondencję w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów; analizuje i dekretuje korespondencję przychodzącą; rozdziela zadekretowaną korespondencję pomiędzy komórki organizacyjne oraz pracowników komórki organizacyjnej; monitoruje status i sposób załatwienia spraw wynikających z korespondencji przychodzącej; pozyskuje podpis elektroniczny; obsługuje pocztę elektroniczną; przygotowuje skany/ kopie dokumentów na zlecenie dyrekcji komórki organizacyjnej/ członków Kierownictwa; gromadzi/ przechowywuje/ udostępnia akty normatywne i inne dokumenty
• Zapewnia zaopatrzenie w materiały biurowe i spożywcze w zakresie/ w obszarze potrzeb departamentu w tym: przygotowuje zamówienia na prasę i publikacje; rozprowadza prasę i dzienniki urzędowe; zapewnia zaopatrzenie w niezbędne materiały biurowe i spożywcze
• Prowadzi wskazane sprawy osobowe pracowników w zakresie/ w obszarze potrzeb departamentu w tym: rejestruje obecności pracowników oraz prowadzi ewidencję wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy; prowadzi zbiorczy plan urlopów pracowników; prowadzi ewidencję delegacji pracowników; organizuje i rozlicza wyjazdy służbowe (delegacje krajowe i zagraniczne)

Wymagania niezbędne

• Wiedza w zakresie działania resortu
• Wiedza w zakresie funkcjonowania administracji publicznej
• Wiedza w zakresie znajomości obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętności radzenia sobie z trudnym klientem
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Skuteczna komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe