Strona główna

Warunki pracy

• • Praca administracyjno-biurowa

• • Obsługa komputera

• • Budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich

• • Wewnątrz budynku: winda towarowa, drzwi przeciwpożarowe, bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich-konieczna asysta innego pracownika

• • Nie występują uciążliwe/szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy

• • Permanentna obsługa klientów zewnętrznych - Obsługa interesantów i osób spoza Urzędu zgłaszających się do dyrektora departamentu oraz jego zastępców.

Zakres zadań

• Zapewnia właściwe warunki pracy dyrektora departamentu i jego zastępców, w tym: organizuje bieżącą działalność dyrektora departamentu, w tym prowadzi kalendarz pracy (umawia, dokonuje zmian terminów lub odwołuje wcześniej zaplanowane spotkania i wizyty); przyjmuje interesantów, organizuje spotkania dyrektora departamentu oraz jego zastępców; przyjmuje i realizuje połączenia telefoniczne; przygotowuje projekty decyzji dyrektora departamentu, ewidencjonuje i archiwizuje, a także sporządza wyciągi z tych decyzji; organizuje odprawy, narady i spotkania, w tym przygotowuje pomieszczenia, w których się odbywają; przekazuje pracownikom cywilnym i żołnierzom komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne; obsługuje pocztę elektroniczną, zamyka pisma w systemie informatycznym oraz przekazuje wersje papierowe dokumentów do właściwych kancelarii w celu ich zarchiwizowania.
• Sporządza polecenia wyjazdów służbowych, a także innych dokumentów podróży dla żołnierzy zawodowych oraz pracowników departamentu, wydaje dokumenty po zatwierdzeniu przez dyrektora departamentu oraz prowadzi rejestr podróży służbowych. Rozlicza delegacje służbowe dyrektora i zastępców dyrektora departamentu. Dokonuje rezerwacji hoteli oraz biletów kolejowych i lotniczych na potrzeby kierownictwa departamentu.
• Monitoruje przejazdy samochodem wykorzystywanym do zabezpieczania służbowych potrzeb transportowych departamentu oraz osób uprawnionych.
• Prowadzi rejestr wniosków o wypłatę zwrotu kosztów przejazdu odbytego raz w miesiącu przez żołnierza zawodowego do miejsca zamieszkania członków rodziny i z powrotem, rozlicza koszty przejazdu oraz przekazuje wnioski do komórki finansowej.
• Gospodaruje sprzętem znajdującym się w sekretariacie i pomieszczeniach dyrektora departamentu oraz jego zastępców, a także dba o czystość i porządek w sekretariacie i pomieszczeniach przynależnych poprzez koordynowanie pracy personelu pomocniczego.
• Dokonuje, w ramach przydzielonego limitu środków finansowych, zakupów z funduszu reprezentacyjnego i okolicznościowego dyrektora i zastępców dyrektora departamentu, opisuje pod względem merytorycznym dowody księgowe oraz przekazuje dokumenty do komórki finansowej.
• Opracowuje propozycje do Planu współpracy międzynarodowej resortu obrony narodowej oraz opracowuje projekty sprawozdań z planu współpracy międzynarodowej.
• Sporządza zapotrzebowania na prasę krajową i zagraniczną oraz dystrybuuje czasopisma w departamencie.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• Doświadczenie zawodowe - do 1 roku w obszarze związanym z obsługą sekretariatu lub obsługą korespondencji lub na stanowisku asystenckim
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "poufne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "poufne"
• Znajomość: ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej, ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o ochronie danych osobowych, regulaminu organizacyjnego MON, zasad savoir vivre'u, struktury organizacyjnej MON
• Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, orientacji na klienta, komunikacji, w tym komunikacji pisemnej, radzenia sobie ze stresem
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe