Strona główna

Opis stanowiska

• Prowadzenie sekretariatu Biura Prezesa, w tym m.in.:
  • zapewnienie właściwego i terminowego obiegu korespondencji,
  • przygotowywanie odpowiedzi na pisma,
  • obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów,
  • archiwizacja dokumentów,
  • odbieranie i łączenie rozmów telefonicznych, udzielanie podstawowych informacji w zakresie zadań Agencji,
  • obsługa poczty elektronicznej biura,
  • obsługa urządzeń biurowych,
  • prowadzenie terminarza spotkań Prezesa i Zastępców Prezesa.
• Monitorowanie terminów przygotowywania pism przez Departamenty/Biura,
• Organizacja i obsługa spotkań służbowych Prezesa i Zastępców Prezesa,
• Obsługa udziału Prezesa i Zastępców Prezesa w delegacjach krajowych i zagranicznych,
• Udział w opiniowaniu aktów wewnętrznych oraz prowadzenie bazy aktów wewnętrznych (rejestrów zarządzeń, decyzji, pełnomocnictw i upoważnień),
• Udział w prowadzeniu rejestru i koordynacji spraw związanych z udzielaniem informacji sektora publicznego,
• Przygotowywanie dokumentów i materiałów informacyjnych,
• Dbałość o zaopatrzenie biura w materiały biurowe i art. spożywcze oraz o porządek w biurze i gabinetach Prezesa i Zastępców Prezesa,
• Współpraca z innymi komórkami w Agencji.

Wymagania

• Wykształcenie wyższe (min. licencjat),
• Doświadczenie zawodowe: co najmniej rok doświadczenia zawodowego na stanowisku administracyjno-biurowym,
• Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
• Sprawna obsługa urządzeń biurowych/aplikacji komputerowych (pakiet MS Office);
• Umiejętność sporządzania pism,
• Umiejętność przygotowywania prezentacji i materiałów informacyjnych,
• Dobra organizacja czasu pracy, punktualność, odpowiedzialność, sumienność, komunikatywność, wysoka kultura osobista.